Pour le festival du film de Sarlat, le festival national des lycéens, nous demandons chaque année aux 70 professeurs qui accompagnent les 550 élèves de terminale ayant choisi la spécialité cinéma et audiovisuel de nous faire des retours par rapport au programme spécifique proposé par notre équipe. Tous ne répondent pas, mais au moins un bon tiers.
Même démarche auprès des professionnels qui ont aidé les dix équipes lycéennes (composées de six lycéennes et lycéens) à réaliser et monter les petites séquences (courts métrages de 3’ préparés, tournés, montés et projetés durant le festival). Ces retours émanent de plus de la moitié des 25 professionnels présents (réalisatrices et réalisateurs, comédiennes et comédiens, monteuses et monteurs).
Par rapport aux partenaires institutionnels, nous devons rendre des comptes comme toute association bénéficiant de subventions. Cela passe par des dossiers financiers, des comptes rendus d’activité, des entretiens, en visio ou non.
Durant quelques années (notamment lorsque je présidais ECLA Aquitaine) nous avons réuni au mois de juin, dans les locaux d’ECLA, les partenaires "bordelais" : Région, DRAC, Rectorat.
Nous leur présentions le projet d’activités pour le mois de novembre en leur demandant leurs avis et propositions éventuelles.
Depuis 2025, nous avons proposé à ces sept partenaires institutionnels (CRNA, CD Dordogne, Rectorat, Ville, DRAC, MEN et CNC) la création d’un comité de pilotage, se réunissant à Sarlat une fois par an durant le festival. Les échanges concernent tous les sujets : choix des lycées, programme destiné aux élèves de terminale, organisation de l’équipe, situation financière de l’association). Sur ce dernier point, que l’on traite seulement en fin de réunion, nous demandons à chaque partenaire de nous indiquer les premières tendances concernant le montant de la subvention de l’année suivante. Ainsi, chaque financeur peut savoir ce que les autres envisagent.
En interne, nous tenons deux fois par an une réunion générale en visio de celles et ceux qui participent au festival (hors les 69 bénévoles) afin de parler du programme lycéen et de l’organisation d prochain festival.
Depuis 2010, nous avons également organisé quatre séminaires pour les responsables et chefs de poste (une quinzaine de personnes).